Afin de gagner en efficacité et de diminuer les coûts du traitement de documents, BancTec propose de centraliser la capture de données des entreprises sur un site unique.
Les sites de traitement documentaire d’entreprise sont essentiellement conçus soit pour l’archivage de documents soit pour la capture de données. Le premier vise la conservation des images numérisées pour référence, et la seconde se concentre sur l’extraction et l’indexation des données.
Aujourd’hui, des solutions rendent possible le traitement de documents distants grâce aux centres de numérisation utilisant le Multi Function Devices (MFD). Les logiciels et le matériel utilisés sur ces sites doivent être capables de gérer un large éventail de documents : formulaires, factures, télécopies,…
Six étapes composent le processus de numérisation et de traitement : la préparation des documents, la numérisation, le classement, la reconnaissance et l’indexation des données, la validation et la distribution.
- Pour préparer les documents, il faut les extraire des enveloppes, enlever agrafes et trombones, déterminer le début et la fin du document, et opérer un classement par groupe en ajoutant des intercalaires.
- L’étape suivante est celle de la numérisation de documents. Afin de garantir le bon déroulement du processus, il est important de choisir un scanneur de production adéquat qui permet de réduire le nombre d’opérateurs tout en garantissant un processus rapide.
- La classification de documents s’effectue au moyen de plusieurs procédés techniques qui analysent la taille du document, son modèle, sa hiérarchie et son contenu pour le classer correctement.
- Les données des images numérisées sont ensuite extraites automatiquement grâce à un logiciel de reconnaissance OCR ou manuellement par un opérateur. Dans les deux cas, ces données doivent être vérifiées et validées par un second opérateur indépendant.
- L’avant-dernière étape du processus est celle du contrôle-qualité qui s’assure que les images numérisées sont lisibles et de bonne qualité, se suivent et qu’aucune ne manque.
- L’étape finale du processus de capture est la distribution. Les images et les données indexées sont envoyées à l’application d’entreprise ou plus généralement à un système de gestion documentaire. La gestion documentaire propose de stocker et d’archiver les images de documents et les données sur un périphérique de stockage combiné à une base de données.
Dans tous les cas, un site de traitement de documents moderne nécessite des solutions qui correspondent aux exigences de l’entreprise. Pour profiter de tous les avantages d’un tel système, il faut choisir un fournisseur expérimenté de l’industrie.
Plus d’informations sur http://www.banctec.fr/
A propos de BancTec
BancTec est un leader mondial en solutions de paiement, de document et de traitement et en services d’externalisation, dont le stockage en ligne et l’archivage numérique, qui ont aidé des clients de plus de 50 pays à simplifier la gestion de l’information, les processus métier et l’infrastructure opérationnelle.
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